Dokumentasi Resmi Sistem
Manual Book
Sistem Informasi Akademik
Administrator
Oleh PT. Teknologi Sunan Drajat Lamongan

DAFTAR ISI

  1. Pendahuluan
  2. Login & Autentikasi
  3. Dashboard Admin
  4. Manajemen Website
  5. LPM
  6. Manajemen Akademik
  7. Manajemen Keuangan
  8. Manajemen Perpustakaan
  9. Pengaturan Sistem
  10. Inventaris
  11. Visitasi
  12. Survei
  13. FAQ & Troubleshooting

1. PENDAHULUAN

Sistem Informasi Akademik adalah platform akademik terpadu yang mengelola seluruh data dan aktivitas akademik dalam satu sistem. Sebagai Admin, Anda memiliki akses penuh ke semua modul:

2. LOGIN & AUTENTIKASI

2.1 Halaman Login

Buka browser dan akses URL sistem. Halaman login menampilkan dua panel:

Login
Login

2.2 Langkah-Langkah Login

  1. Masukkan Alamat Email
  2. Masukkan Password
  3. Centang "Tetap masuk di perangkat ini" jika ingin sesi bertahan (opsional)
  4. Klik tombol "Masuk Sekarang"

Keamanan: Sistem membatasi percobaan login yang gagal. Jika melebihi batas, tunggu beberapa saat sebelum mencoba kembali.

2.3 Mengubah Password

Setelah login, ganti password melalui menu Profil > Ubah Password.

Ubah Password
Ubah Password

3. DASHBOARD ADMIN

Setelah login sebagai Admin, halaman utama menampilkan ringkasan data sistem:

Dashboard
Dashboard

4. MANAJEMEN WEBSITE

Menu Website mengelola konten publik institusi yang ditampilkan di website.

4.1 Halaman (Pages)

Lokasi: Website > Data Halaman

Tabel menampilkan daftar halaman statis institusi beserta status publikasi dan tombol aksi edit/hapus per baris.

Form Tambah/Edit Halaman:

Field Keterangan
Judul Judul halaman (wajib)
Slug Slug dibuat otomatis berdasarkan judul halaman dan digunakan sebagai alamat halaman pada website.
Kategori Kategori konten (opsional)
Status Aktif = ditampilkan; Sembunyikan = tidak tampil
Gambar Utama Upload foto/banner halaman
Konten Isi halaman (mendukung HTML/rich text)
Page
Page
Form Tambah/Edit Page
Form Tambah/Edit Page

4.2 Berita

Lokasi: Website > Data Berita

Pengelolaan artikel dan informasi terbaru institusi. Form identik dengan Halaman, dengan tambahan field Kategori berita.

Berita
Berita

4.3 Pengumuman

Lokasi: Website > Data Pengumuman

Pengelolaan pengumuman resmi institusi. Form serupa dengan Berita — setiap baris memiliki tombol detail, edit, dan hapus.

Pengumuman
Pengumuman

4.4 Kategori

Lokasi: Website > Data Kategori

Mengelola kategori konten (berita, halaman, dll).

Kategori
Kategori
Form Kategori
Form Kategori

4.5 Slider

Lokasi: Website > Data Slider

Manajemen gambar slider halaman utama website. Urutan tampil diatur sesuai konfigurasi administrator.

Slider
Slider
Form Slider
Form Slider

4.6 Galeri

Lokasi: Website > Galeri Foto / Galeri Video

Galeri
Galeri

4.7 Jurnal ERA

Lokasi: Website > Jurnal ERA

Manajemen jurnal akademik institusi.

Jurnal ERA
Jurnal ERA

4.8 Menu Website

Lokasi: Website > Menu

Mengatur struktur navigasi website publik.

Menu Website
Menu Website

5. LPM

Modul LPM (Lembaga Penjaminan Mutu) mengelola konten publikasi institusi yang tampil di website publik, mencakup berita, halaman statis, kategori, dan navigasi menu.

5.1 Kategori

Lokasi: LPM > Kategori

Mengelola kategori konten yang digunakan untuk mengelompokkan berita dan halaman LPM. Kategori harus dibuat terlebih dahulu sebelum membuat berita atau halaman.

Form Tambah/Edit Kategori:

FieldWajibKeterangan
JudulNama kategori konten
SlugAuto-generate dari judul, dapat di-refresh manual
Kategori LPM
Kategori LPM

5.2 Berita

Lokasi: LPM > Berita

Mengelola artikel berita yang ditampilkan di website publik LPM. Setiap berita dapat dilengkapi gambar, kategori, dan konten teks kaya (rich text).

Form Tambah/Edit Berita:

FieldWajibKeterangan
JudulJudul berita
SlugAuto-generate dari judul, dapat di-refresh manual dengan tombol ↺
GambarUpload gambar thumbnail (PNG/JPG/JPEG/WEBP)
KategoriPilih dari daftar kategori yang sudah dibuat
KontenIsi berita menggunakan rich text editor
Berita LPM
Berita LPM

5.3 Halaman

Lokasi: LPM > Halaman

Mengelola halaman statis konten LPM (profil, visi-misi, struktur organisasi, dll). Halaman ini dapat ditautkan ke menu navigasi website.

Form Tambah/Edit Halaman:

FieldWajibKeterangan
JudulJudul halaman
SlugAuto-generate dari judul, dapat di-refresh manual dengan tombol ↺
GambarUpload gambar banner halaman (PNG/JPG/JPEG/WEBP)
KategoriPilih dari daftar kategori yang sudah dibuat
KontenIsi halaman menggunakan rich text editor
Halaman LPM
Halaman LPM

5.4 Menu

Lokasi: LPM > Menu

Mengelola struktur navigasi menu website LPM. Mendukung menu utama dan sub menu bersarang. Menu dapat mengarah ke halaman statis, jenis konten, atau URL eksternal.

Langkah Tambah Menu Utama:

  1. Klik [+ Tambah Menu Utama]
  2. Isi Judul menu
  3. Pilih Tipe Menu: Halaman (tautkan ke halaman LPM), Link (URL eksternal), atau Jenis (kategori konten)
  4. Pilih Target: Self (tab sama) atau New Tab
  5. Isi field sesuai tipe yang dipilih, lalu klik Simpan

Langkah Tambah Sub Menu: Klik tombol [+ Sub Menu] di bawah menu utama yang diinginkan, isi form dengan cara yang sama.

FieldKeterangan
JudulLabel menu yang tampil di navigasi
Tipe MenuHalaman = tautkan ke halaman statis LPM; Link = URL manual; Jenis = kategori konten
TargetSelf = buka di tab yang sama; New Tab = buka di tab baru
Halaman/Link/JenisField muncul sesuai tipe yang dipilih
Menu LPM
Menu LPM

6. MANAJEMEN AKADEMIK

Menu Akademik mengelola seluruh data akademik institusi.

6.1 Jabatan

Lokasi: Akademik > Data Jabatan

Daftar jabatan/posisi struktural institusi (Rektor, Dekan, Kaprodi, dll).

Semua operasi CRUD menggunakan modal popup. Klik [+ Tambah] untuk membuka form tambah, atau ikon edit/hapus per baris.

Form Tambah/Edit Jabatan:

Field Keterangan
Nama Jabatan Nama jabatan struktural (wajib)
Keterangan Deskripsi tambahan (opsional)
Jabatan
Jabatan
Form Jabatan
Form Jabatan

6.2 Dosen & Staf

Lokasi: Akademik > Dosen dan Staf

Tabel menampilkan daftar dosen dan staf. Tersedia tombol [+ Tambah] dan [Tambah Multiple Data].

Form Tambah/Edit Dosen & Staf:

Field Wajib Keterangan
NIDN/NIDNM Nomor Induk Dosen/Pegawai
Tag ID (NFC) ID kartu NFC untuk absensi
Nama Lengkap Nama sesuai dokumen resmi
Jenis Kelamin lk = Laki-laki, pr = Perempuan
Tempat Lahir
Tanggal Lahir Format date picker
NIK Nomor Induk Kependudukan (angka)
Jabatan Pilih jabatan dari daftar yang tersedia.
Alamat Textarea
Jenis Pegawai dosen atau staf
Foto JPG/JPEG/PNG — preview muncul setelah pilih
Tanda Tangan .PNG saja — dipakai untuk cetak dokumen resmi

Catatan: Form tidak memiliki field Email, No. HP, atau Status Kepegawaian. Field tersebut tidak ada di sistem ini.

Tambah Multiple Data (Import Excel):

Klik tombol [Tambah Multiple Data] → modal muncul dengan textarea paste data. - Download template: /format_tambah_dosen_staf_multiple.xlsx - Isi data di Excel sesuai format template, lalu copy-paste ke textarea - Klik Simpan untuk proses import massal

Tabel Dosen & Staf
Tabel Dosen & Staf
Form Tambah Dosen
Form Tambah Dosen
Multiple Dosen
Multiple Dosen

6.3 Mahasiswa

Lokasi: Akademik > Mahasiswa

Tabel daftar mahasiswa dilengkapi fitur pencarian, filter, dan pagination. Gunakan badge "Tampilkan mahasiswa tanpa akun user" untuk menyaring mahasiswa yang belum memiliki akun login.

Form Tambah/Edit Mahasiswa:

Field Wajib Keterangan
Nama Lengkap
Tag ID ID kartu NFC untuk absensi
NIM Nomor Induk Mahasiswa
TA Masuk Tahun akademik pertama masuk
Program Studi Pilih dari daftar prodi
Dosen Pembimbing Cari dan pilih dosen pembimbing dari daftar dosen yang tersedia.
Kelas
Jenis Kelamin lk atau pr
NIK Angka saja
NISN Angka saja
Penghasilan Ayah/Ibu Angka per bulan
Link SantriLink Hubungkan dengan data santri di SantriLink (opsional)

Catatan: Form tidak memiliki field No. HP, Status Alumni, atau Status Aktif.

Tambah Multiple Data (Import Excel):

Klik [Tambah Multiple Data] → paste data Excel ke textarea. - Download template: /format_tambah_mahasiswa_multiple.xlsx

Tombol Detail Santri: Per baris mahasiswa terdapat tombol untuk melihat detail santri yang terhubung di SantriLink (muncul sebagai Swal popup).

Mahasiswa
Mahasiswa
Form Mahasiswa
Form Mahasiswa
Multiple Mahasiswa
Multiple Mahasiswa

6.4 Fakultas

Lokasi: Akademik > Fakultas

Form Tambah/Edit Fakultas:

Field Keterangan
Fakultas Nama fakultas (wajib)
Keterangan Deskripsi tambahan (opsional)

Catatan: Tidak ada field Singkatan.

Fakultas
Fakultas

6.5 Program Studi (Prodi)

Lokasi: Akademik > Program Studi

Form Tambah/Edit Prodi:

Field Keterangan
Program Studi Nama program studi (wajib)
Fakultas Pilih dari daftar fakultas
Keterangan Deskripsi tambahan (opsional)

Catatan: Tidak ada field Singkatan atau Jenjang (S1/D3/dll).

Prodi
Prodi

6.6 Tahun Akademik (TA)

Lokasi: Akademik > Tahun Akademik

Form Tambah/Edit Tahun Akademik:

Field Keterangan
Tahun Akademik Format YYYY/YYYY — angka kedua harus tepat 1 tahun lebih besar (validasi sistem)
Keterangan Deskripsi tambahan
Tahun Sekarang? Ya = TA aktif/sekarang, Tidak = TA lampau/mendatang

Tabel kolom: ID | TAHUN AKADEMIK | KETERANGAN | SEKARANG?

Tombol per baris: - [Ikon Kalender Hijau] — buka Kalender Akademik untuk TA tersebut - [Ikon Edit Kuning] — edit data TA - [Ikon Hapus Merah] — hapus TA

5.6.1 Kalender Akademik (di dalam Tahun Akademik)

Lokasi: Akademik > Tahun Akademik > Ikon Kalender

Kalender Akademik bukan menu terpisah. Diakses dengan klik tombol ikon kalender hijau pada baris TA yang diinginkan.

Sistem membuka modal sekunder (lebar max 4xl) yang berisi daftar kegiatan kalender untuk TA tersebut.

Form Tambah/Edit Kegiatan Kalender:

Field Keterangan
Kegiatan Akademik Nama kegiatan (mis. "Awal Kuliah", "UTS", "Libur Lebaran")
Nomor Urut Angka bulat untuk kegiatan utama; format X.Y untuk sub-kegiatan
Semester Pilih Ganjil atau Genap
Sub Kegiatan? Ya = kegiatan turunan dari kegiatan utama
Awal Semester? Ya = menandai awal semester (dipakai batas tanggal KRS)
Tanggal Mulai
Tanggal Selesai

Tabel kalender kolom: URUTAN | KEGIATAN | TANGGAL | AWAL SEMESTER

Tombol per baris: [Hapus] [Edit] [Simpan]

Penting: Tanggal mulai/selesai Jadwal KRS di-constraint berdasarkan rentang kalender TA ini.

TA
Daftar Tahun Akademik
Kalender TA
Kalender TA

6.7 Semester

Lokasi: Akademik > Data Semester

Form Tambah/Edit Semester:

Field Keterangan
Semester Nama semester (wajib, mis. "Ganjil", "Genap")
Angka Angka urutan semester (wajib, number)
Keterangan Deskripsi tambahan
Semester
Semester

6.8 Mata Kuliah

Lokasi: Akademik > Mata Kuliah

Tabel menampilkan daftar mata kuliah. Tersedia tombol [+ Tambah] dan [Tambah Multiple Data].

Form Tambah/Edit Mata Kuliah:

Field Wajib Keterangan
Nama Mata Kuliah
Sandi MK Kode/sandi unik MK — sistem validasi duplikasi
SKS Jumlah SKS (angka)
Jumlah Menit/SKS Jika diisi, Jam Selesai di jadwal kuliah dihitung otomatis dan disembunyikan
Semester Pilih semester
Program Studi Pilih prodi

Catatan: Form tidak memiliki field Kode MK, Prasyarat, atau Deskripsi.

Tambah Multiple Data (Import Excel):

Klik [Tambah Multiple Data] → paste data Excel ke textarea. - Download template: /format_tambah_matakuliah_multiple.xlsx

Mata Kuliah
Mata Kuliah
Multiple Mata Kuliah
Multiple Mata Kuliah

6.9 Kelas

Lokasi: Akademik > Data Kelas

Form Tambah/Edit Kelas:

Field Keterangan
Kelas Nama kelas (mis. "A", "B", "Reguler Pagi") — satu field, bukan Kode + Nama terpisah
Keterangan Deskripsi tambahan
Kelas
Kelas

6.10 Ruangan

Lokasi: Akademik > Ruangan

Form Tambah/Edit Ruangan:

Field Keterangan
Kode Ruangan Kode unik ruangan (wajib)
Nama Ruangan Nama lengkap ruangan
Kapasitas Jumlah kursi/orang (angka, min 1) — boleh dikosongkan
Keterangan Deskripsi tambahan

Terdapat fitur export PDF daftar ruangan.

Ruangan
Ruangan

6.11 Jadwal KRS

Lokasi: Akademik > Jadwal KRS

Menentukan periode pengisian KRS mahasiswa per prodi per semester.

Form Tambah/Edit Jadwal KRS:

Field Keterangan
Tahun Akademik TA yang berlaku
Semester Semester yang berlaku
Program Studi Prodi yang boleh mengisi KRS
Status Aktif = mahasiswa bisa isi KRS; Tidak Aktif = diblokir
Keterangan Catatan tambahan
Tanggal Mulai Dibatasi oleh rentang kalender akademik TA yang dipilih
Tanggal Selesai Dibatasi oleh rentang kalender akademik TA yang dipilih

Penting: Mahasiswa hanya bisa mengisi KRS dalam rentang tanggal ini.

Modal List KRS Mahasiswa:

Per baris jadwal KRS terdapat tombol [Ikon Mahasiswa] untuk melihat daftar mahasiswa yang sudah mengisi KRS pada jadwal tersebut.

Jadwal KRS
Jadwal KRS
List KRS
List KRS

6.11.1 Tambah KRS Mahasiswa (oleh Admin)

Admin dapat mengisikan KRS atas nama mahasiswa tanpa mahasiswa harus login. Fitur ini tersedia di dalam Modal List KRS Mahasiswa.

Syarat mahasiswa muncul di daftar pilihan:

Langkah-langkah:

  1. Klik tombol [Ikon Mahasiswa] pada baris jadwal KRS yang dituju — modal List KRS Mahasiswa terbuka
  2. Klik tombol [+ Tambah KRS Mahasiswa] (biru/indigo) di bagian atas modal
  3. Pilih mahasiswa dari dropdown "Pilih Mahasiswa"
  4. Klik [Tampilkan Form KRS] — form KRS mahasiswa yang dipilih tampil
  5. Form menampilkan data mahasiswa: Nama, NIM, Prodi, Dosen Pembimbing, TK/SMT, T.A., IP Semester Lalu
  6. Mata kuliah reguler (sesuai kelas mahasiswa) otomatis tampil di tabel dengan keterangan B (Baru)
  7. Untuk menambah mata kuliah lintas semester: klik [Tambah Item KRS] → pilih mata kuliah → pilih keterangan (B/U/P) → klik [Simpan]
  8. Klik [Selesai KRS] untuk menyimpan KRS

Penting: KRS yang diisikan oleh Admin langsung berstatus "Disetujui dosen pembimbing akademik" — tidak perlu melalui proses persetujuan dosen.

Catatan: Kolom Ket. pada tabel mata kuliah — B = Baru, U = Ulang, P = Perbaikan. Mata kuliah lintas semester yang ditambahkan manual dapat dihapus dengan tombol [Hapus] merah sebelum klik Selesai KRS.

Tombol Tambah KRS Mahasiswa
Tombol Tambah KRS Mahasiswa
Pilih Mahasiswa
Pilih Mahasiswa
Form KRS oleh Admin
Form KRS oleh Admin
KRS Berhasil Disimpan
KRS Berhasil Disimpan

6.12 Jadwal Kuliah

Lokasi: Akademik > Jadwal Kuliah

Jadwal kuliah terdiri dari header jadwal (data grup kelas) dan item jadwal (mata kuliah per pertemuan).

Form Tambah/Edit Header Jadwal Kuliah (Modal Utama):

Halaman jadwal kuliah menampilkan daftar header jadwal beserta tombol item, absensi, absensi dosen, dan ijin pada setiap jadwal.

Catatan: Form header jadwal tidak memiliki field Hari, Jam, Ruangan, atau Kapasitas. Field tersebut ada di Item Jadwal (sub-form).

Modal Item Jadwal Kuliah — klik tombol [Item] per baris header:

Modal ini menampilkan daftar mata kuliah yang masuk dalam satu jadwal. Klik [+ Tambah Item] untuk tambah item baru.

Field Keterangan
Mata Kuliah Pilih MK yang tersedia
Dosen Pengampu Pilih dosen pengajar
Hari Hari pertemuan
Jam Mulai Waktu mulai (time picker)
Jam Selesai Waktu selesai — disembunyikan otomatis jika MK memiliki "Jumlah Menit/SKS", karena sistem hitung sendiri
Ruangan Ruang kelas (opsional)

Tambah Multiple Item (Paste Excel):

Di modal item terdapat tombol [Tambah Multiple Data] → paste format:

Modal Absensi Kuliah — klik tombol [Absensi] per baris jadwal:

Menampilkan rekap absensi mahasiswa untuk jadwal kuliah tersebut. Isi dan kelola data kehadiran.

Modal Absensi Dosen — klik tombol [Absensi Dosen] per baris jadwal:

Menampilkan rekap absensi/kehadiran dosen mengajar untuk jadwal tersebut.

Modal Ijin Kuliah — klik tombol [Ijin] per baris jadwal:

Menampilkan daftar mahasiswa yang mengajukan ijin untuk pertemuan pada jadwal tersebut.

Catatan: Modal Absensi hanya muncul jika item jadwal kuliah sedang berlangsung

Jadwal Kuliah
Jadwal Kuliah
Item Jadwal Kuliah
Item Jadwal Kuliah
Multiple Item Jadwal Kuliah
Multiple Item Jadwal Kuliah

6.13 Jadwal Ujian

Lokasi: Akademik > Jadwal Ujian

Struktur serupa Jadwal Kuliah: header jadwal + item ujian per mata kuliah.

Form Tambah/Edit Header Jadwal Ujian (Modal Utama):

Daftar jadwal ujian dilengkapi filter periode akademik dan tombol item maupun absensi pada setiap data jadwal.

Form Item Jadwal Ujian — klik [Item] per baris header:

Field Keterangan
Mata Kuliah MK yang diujikan
Dosen Pengawas Dosen yang bertugas mengawas ujian
Ruang Ujian Pilih ruangan
Tanggal Ujian Tanggal pelaksanaan ujian
Jam Mulai Waktu ujian dimulai
Jam Selesai Waktu ujian selesai

Tambah Multiple Item (Paste Excel):

Format paste:

Modal Absensi Ujian — klik tombol [Absensi] per baris jadwal:

Menampilkan dan kelola rekap kehadiran mahasiswa saat ujian.

Catatan: Modal Absensi hanya muncul jika item jadwal ujian sedang berlangsung

Jadwal Ujian
Jadwal Ujian
Item Jadwal Ujian
Item Jadwal Ujian
Multiple Item Jadwal Kuliah
Multiple Item Jadwal Kuliah

6.14 Input Multiple Nilai (Admin)

Lokasi: Akademik > Input Multiple Nilai

Admin dapat memilih jenis nilai dan data acuan sebelum melakukan proses input nilai massal.

Modul ini memungkinkan Admin untuk memasukkan nilai secara massal. Salin data langsung dari Microsoft Excel dan tempelkan (paste) pada kolom yang tersedia dengan format NIM[TAB]Nilai.

Multiple Nilai
Multiple Nilai

6.15 Form Penilaian Mahasiswa

Lokasi: Akademik > Form Penilaian Mahasiswa

Rekap progres penilaian semua kelas sebelum generate KHS. Admin dapat memicu proses generate KHS dari halaman ini.

Klik [→ Detail] untuk membuka rekap nilai seluruh mahasiswa di kelas tersebut, lalu klik Generate KHS.

Form Penilaian
Form Penilaian

6.16 Data Perubahan (Approval Profil)

Lokasi: Akademik > Perubahan Data

Kelola semua permintaan perubahan profil dari mahasiswa/dosen. Admin bertugas menyetujui atau menolak setiap pengajuan.

Filter di atas tabel:

Pilih filter status untuk menyaring pengajuan berdasarkan kondisinya.

Modal Detail Pengajuan — klik baris/tombol detail:

Modal menampilkan informasi lengkap pengajuan: - Pengaju: Nama, NIM/NIDN, Email - Tipe: dosen atau mahasiswa - Status: badge Pending (kuning) / Disetujui (hijau) / Ditolak (merah) - Diajukan: tanggal pengajuan - Catatan Admin: (jika sudah diproses sebelumnya) - Tabel perubahan data: berisi field yang diubah dan nilai barunya - Foto/Tanda Tangan baru (jika ada): preview gambar

Aksi: - [Setujui] (hijau) — Data profil diperbarui sesuai pengajuan; status → approved - [Tolak] (merah) — Muncul dialog Swal untuk konfirmasi dan isi alasan penolakan; status → rejected - Catatan Admin — Textarea opsional, bisa diisi sebelum klik Setujui/Tolak

Catatan: Tombol Setujui/Tolak hanya muncul jika status pengajuan masih pending. Untuk yang sudah diproses, footer tersembunyi.

Status
Status
Detail Pengajuan
Detail Pengajuan

6.17 Absensi

Lokasi: Akademik > Absensi

Monitor kehadiran mahasiswa maupun dosen berdasarkan jadwal perkuliahan yang tersedia.

Absensi
Absensi

6.18 RPS Admin

Lokasi: Akademik > RPS Dosen

Admin dapat melihat semua file RPS yang telah diupload dosen, mengunduh, dan melihat riwayat versi.

RPS
RPS

6.19 Jenis Ijin

Lokasi: Akademik > Jenis Ijin

Mengelola master data jenis/alasan izin mahasiswa yang tersedia saat dosen mencatat ijin pada jadwal kuliah.

Form Tambah/Edit Jenis Ijin:

Field Wajib Keterangan
Judul Nama jenis ijin (mis. "Sakit", "Keperluan Keluarga")
Keterangan Deskripsi tambahan jenis ijin

Catatan: Data jenis ijin ini muncul sebagai pilihan dropdown pada saat dosen atau admin mencatat ijin mahasiswa di halaman Jadwal Kuliah → tombol [Ijin].

Jenis Ijin
Jenis Ijin

7. MANAJEMEN KEUANGAN

7.1 Jenis Pembayaran

Lokasi: Keuangan > Jenis Pembayaran

Mengelola jenis/kategori pembayaran yang terintegrasi dengan SantriLink.

Form Tambah/Edit Jenis Pembayaran:

Field Wajib Keterangan
Jenis Pembayaran Nama jenis pembayaran (mis. "SPP", "Ujian", "Wisuda")
Periode Pilih: Perbulan / Persemester / Pertahun / Sekali Bayar
Template Tagihan Cari dan pilih Tagihan dari daftar Tagihan yang tersedia.
Keterangan Deskripsi tambahan

Catatan: Tombol [Detail Template] per baris di tabel membuka popup Swal yang menampilkan: Nama Template dan Periode Pembayaran dari SantriLink.

Jenis Pembayaran
Jenis Pembayaran

7.2 Pembayaran per Jenis

Lokasi: Keuangan > klik nama jenis pembayaran di tabel

Menampilkan riwayat pembayaran untuk jenis pembayaran yang dipilih.

SPP
SPP

Lokasi: Keuangan > klik tombol [Import SantriLink]

Langkah Import: 1. Pilih Template SantriLink yang sesuai 2. Isi Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai periode pencarian 3. Klik "Cari Tagihan" — sistem mengambil data dari API SantriLink 4. Review daftar tagihan yang muncul 5. Klik "Simpan Semua" — sistem menyimpan dan menghindari duplikasi

Pembayaran via Santrilink
Pembayaran via Santrilink

8. MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

8.1 Penerbit

Lokasi: Perpustakaan > Data Penerbit

Penerbit
Penerbit

8.2 Jenis Buku

Lokasi: Perpustakaan > Jenis Buku

Jenis Buku
Jenis Buku

8.3 Katalog Buku

Lokasi: Perpustakaan > Data Buku

Form Tambah/Edit Buku:

Field Keterangan
Judul Judul buku (wajib)
Penulis Nama penulis
ISBN Nomor ISBN
Jenis Buku Pilih dari daftar
Penerbit Pilih dari daftar
Jumlah (Qty) Stok buku tersedia
Cover/Foto Upload JPG/PNG
Deskripsi Deskripsi singkat buku
Katalog
Katalog

8.4 Anggota Perpustakaan

Lokasi: Perpustakaan > Anggota Perpus

Anggota Perpus
Anggota Perpus

8.5 Peminjaman & Pengembalian

Lokasi: Perpustakaan > Peminjaman dan Pengembalian

Form Peminjaman Baru:

Form Pengembalian — klik [Kembalikan]:

Aturan Denda: Jumlah hari toleransi dikonfigurasi di menu Pengaturan > Konfigurasi.

Peminjaman
Peminjaman
Pengembalian
Pengembalian

9. PENGATURAN SISTEM

9.1 Manajemen User

Lokasi: Pengaturan > Data User

Mengelola akun login untuk semua pengguna sistem. Tersedia [+ Tambah] dan [Tambah Multiple Data].

Form Tambah/Edit User:

Field Wajib Keterangan
Role 0 = Super Admin, 1 = Dosen/Staf, 2 = Mahasiswa
Link Data Hubungkan akun dengan data dosen/mahasiswa yang sudah ada
Nama Nama tampilan akun
Email Email untuk login
Password Password login
Permission Hak akses khusus (opsional)

Tambah Multiple Data (Import Excel):

Klik [Tambah Multiple Data] → paste data Excel ke textarea. - Download template: /format_tambah_user_multiple.xlsx

Toggle Aktif/Nonaktif Akun:

Per baris user terdapat tombol toggle untuk mengaktifkan atau menonaktifkan akun. Akun yang dinonaktifkan tidak dapat login ke sistem. Gunakan fitur ini untuk memblokir sementara akses tanpa menghapus akun.

Tabel Data User
Tabel Data User
Form User
Form User
Multiple User
Multiple User

9.2 Permission Role

Lokasi: Pengaturan > Permission Role

Mengatur hak akses menu untuk setiap user berdasarkan role.

Setiap user hanya dapat mengakses fitur sesuai role yang dikonfigurasi.

Permission Role
Permission Role

9.3 Kartu Mahasiswa

Lokasi: Pengaturan > Data Kartu

Kartu identitas mahasiswa akan terbuat (auto-generate) secara otomatis oleh sistem setiap kali Anda menambahkan data mahasiswa baru. Tampilan kartu menggunakan template yang telah dikonfigurasi sebelumnya pada menu Konfigurasi Sistem.

Hasil pencarian akan menampilkan daftar mahasiswa sesuai filter yang dipilih. Untuk menampilkan preview (pratinjau) dan mencetak kartu, klik tombol ikon kartu identitas berwarna kuning.

Kartu Mahasiswa
Kartu Mahasiswa

9.4 Konfigurasi Sistem

Lokasi: Pengaturan > Konfigurasi

Halaman konfigurasi dimuat via AJAX. Berisi pengaturan global sistem.

Field-field Konfigurasi:

Field Keterangan
Nama/Title Nama sistem yang muncul di browser
Header Kop Surat Rich text (TinyMCE) — dipakai di bagian atas dokumen cetak
Info Landing Page Rich text (TinyMCE) — teks info di halaman publik
YouTube URL channel/video YouTube institusi
Email Landing Page Email kontak yang tampil di website
Maks. Hari Peminjaman Batas hari pinjam perpustakaan
Toleransi Pengembalian Hari toleransi sebelum denda dihitung
Rumus Nilai Tabel konversi angka mutu → huruf mutu → keterangan (dipakai generate KHS)
Logo File gambar logo institusi
Favicon File ikon tab browser
Kartu Depan/Belakang Template gambar kartu mahasiswa (cetak via menu Kartu Mahasiswa)
Tanda Tangan Array tanda tangan pejabat — label dan file wajib per entri

Peringatan konflik: Jika pengaturan durasi peminjaman berkonflik saat disimpan, sistem menampilkan warning sebelum melanjutkan.

Konfigurasi-1
Konfigurasi-1
Konfigurasi-2
Konfigurasi-2

10. INVENTARIS

10.1 Kategori Barang

Lokasi: Inventaris > Kategori Barang Inventaris

Kategori Barang
Kategori Barang

10.2 Daftar Inventaris

Lokasi: Inventaris > Data Inventaris

Tabel menampilkan semua item inventaris. Tersedia [+ Tambah] dan [Tambah Multiple Data].

Form Tambah/Edit Inventaris (Modal Utama):

Field Wajib Keterangan
Kode Inventaris Kode unik barang
Nama Barang
Kategori Cari dan pilih Kategori dari daftar Kategori yang tersedia.
Lokasi/Ruang Ruangan tempat barang disimpan
Jumlah Kondisi Baik Jumlah item dalam kondisi baik
Jumlah Rusak Ringan Jumlah item rusak ringan
Jumlah Rusak Berat Jumlah item rusak berat
Sumber Dana Sumber pengadaan barang
Keterangan Catatan tambahan

Tambah Multiple Data (Import Excel):

Format paste:

9.2.1 Modal Riwayat & Mutasi Inventaris

Akses: Klik tombol [Riwayat/Mutasi] (ikon kondisi) per baris inventaris.

Modal ini memiliki tiga sub-bagian untuk mengelola kondisi dan stok barang:

Sub-bagian 1 — Ringkasan Stok (Read Only)

Menampilkan jumlah stok saat ini: - Kondisi Baik: [angka] - Rusak Ringan: [angka] - Rusak Berat: [angka]

Sub-bagian 2 — Pindah Kondisi

Mutasi kondisi antar status (mis. dari Baik ke Rusak Ringan).

Aturan: Jika perpindahan kondisi bersifat memburuk (misal Baik → Rusak), field Keterangan wajib diisi.

Sub-bagian 3 — Penyesuaian Stok

Untuk mencatat penambahan (masuk) atau pengurangan (keluar) stok.

Field Keterangan
Tipe Masuk = tambah stok; Keluar = kurangi stok
Kondisi Barang Kondisi item yang masuk/keluar
Jumlah Jumlah item
Keterangan Alasan penyesuaian (wajib)

Preview live menampilkan jumlah stok baru setelah penyesuaian sebelum disimpan.

Sub-bagian 4 — Riwayat Audit Trail

Menampilkan seluruh riwayat perubahan kondisi dan stok barang tersebut, lengkap dengan filter:

Daftar Inventaris
Daftar Inventaris
Multiple Inventaris
Multiple Inventaris
RingkasanStok
Ringkasan Stok
Pindah Kondisi
Pindah Kondisi
Penyesuaian Stok
Penyesuaian Stok
Riwayat Stok
Riwayat Stok

11. VISITASI

11.1 Kriteria Dokumen

Lokasi: Visitasi > Data Kriteria

Halaman ini digunakan untuk mengelola daftar kriteria beserta keterangannya yang akan digunakan dalam penyusunan komponen visitasi. Data yang dibuat pada halaman ini akan tersedia dan dapat dipilih pada menu komponen sebagai dasar pengelompokan dokumen visitasi.

Kriteria
Kriteria

11.2 Dokumen Visitasi

Lokasi: Visitasi > Data Dokumen

Pengelolaan dokumen standar akreditasi/visitasi institusi.

Dokumen
Dokumen

11.3 Item Dokumen

Lokasi: Visitasi > Item Dokumen

Upload file pendukung per dokumen visitasi dengan multi-file support.

Langkah Upload Dokumen: 1. Pilih dokumen visitasi yang ingin dikelola 2. Klik tombol upload/tambah item dokumen 3. Pilih satu atau beberapa file pendukung 4. Klik Simpan untuk menyimpan dokumen

Item Dokumen
Item Dokumen

12. SURVEI

12.1 Instrumen Survei

Lokasi: Survei > Instrumen Survei

Pengelolaan instrumen survei menggunakan sistem 3 panel bertingkat yang expand secara inline di halaman (bukan nested modal terpisah):

Panel 1 (Instrumen) → Panel 2 (Seksi) → Panel 3 (Pertanyaan)

Panel 1 — Instrumen

Daftar semua instrumen survei. Klik [+ Tambah Instrumen] (hijau) untuk buka form modal.

Form Tambah/Edit Instrumen (modal-instrumen):

Field Wajib Keterangan
Judul Instrumen Nama instrumen survei
Sub Judul Sub-judul opsional
Petunjuk Pengisian Instruksi untuk responden
Jumlah Skala Pilih 2, 3, 4, atau 5 — input label muncul sesuai pilihan
Label Skala 1..N Label untuk tiap pilihan jawaban
Status aktif atau nonaktif

Tombol per baris instrumen: - [Kelola Seksi] (hijau) — buka Panel 2 untuk instrumen ini - [Ubah] (kuning) — edit instrumen - [Hapus] (merah) — hapus instrumen beserta semua seksi dan pertanyaan di dalamnya

Panel 2 — Seksi

Muncul setelah klik [Kelola Seksi] pada instrumen. Menampilkan daftar seksi dalam instrumen tersebut.

Klik [+ Tambah Seksi] untuk buka form modal.

Form Tambah/Edit Seksi (modal-seksion):

Field Wajib Keterangan
Kode Seksi Kode unik seksi (mis. A, B, D1)
Judul Seksi Nama/judul seksi
Urutan Angka urutan tampil (default 0)

Tombol per baris seksi: - [Lihat Pertanyaan] (ungu) — buka Panel 3 untuk seksi ini - [Ubah] (kuning) — edit seksi - [Hapus] (merah) — hapus seksi dan semua pertanyaan di dalamnya

Panel 3 — Pertanyaan

Muncul setelah klik [Lihat Pertanyaan] pada seksi. Menampilkan daftar pertanyaan/pernyataan dalam seksi.

Klik [+ Tambah Pertanyaan] untuk buka form modal.

Form Tambah/Edit Pertanyaan (modal-pertanyaan):

Field Wajib Keterangan
Pernyataan Teks pernyataan/pertanyaan survei
Urutan Angka urutan tampil (default 0)

Tombol per baris pertanyaan: - [Ubah] (kuning) — edit pertanyaan - [Hapus] (merah) — hapus pertanyaan

Instrumen
Daftar Instrumen Survei
Panel2
Daftar Seksi
Form Seksi
Form Seksi
Panel3
Daftar Pertanyaan
Form Panel3
Form Panel3

12.2 Hasil Survei

Lokasi: Survei > Hasil Survei

Halaman hasil survei menampilkan rekap penilaian berdasarkan instrumen, dosen, dan hasil rata-rata survei.

Hasil menampilkan rata-rata nilai per pertanyaan dan per seksi, dikelompokkan berdasarkan instrumen dan dosen yang dipilih.

Hasil Survei
Hasil Survei

13. FAQ & TROUBLESHOOTING

# Masalah Solusi
1 Tidak bisa login Periksa email dan password. Jika lupa password, reset via Pengaturan > Data User → edit akun yang bersangkutan.
2 User baru tidak bisa login Pastikan email/password benar dan kolom Link Data sudah diisi jika user adalah dosen atau mahasiswa.
3 Nama anggota tidak muncul saat pinjam buku Anggota yang sedang meminjam buku yang sama tidak tampil di dropdown. Periksa status pinjaman aktif anggota tersebut.
4 Tanggal KRS tidak bisa diisi / melebihi range Rentang tanggal KRS dibatasi oleh kalender akademik TA yang dipilih. Periksa kalender akademik via ikon kalender hijau di menu Tahun Akademik.
5 Jam Selesai tidak muncul di form Item Jadwal Kuliah Jika MK memiliki konfigurasi "Jumlah Menit/SKS", sistem menghitung dan menyembunyikan field Jam Selesai secara otomatis.
6 KHS tidak bisa di-generate Pastikan semua jenis nilai (Tugas, Proyek, Quiz, Sikap, UTS, UAS) sudah diinput dosen untuk seluruh mahasiswa di kelas tersebut.
7 Import SantriLink tidak menemukan data Periksa template dan rentang tanggal yang dipilih. Pastikan field SantriLink di data mahasiswa sudah terisi sesuai ID di SantriLink.
8 Dropdown template SantriLink tidak bisa dipilih Dropdown terkunci hingga field Periode dipilih terlebih dahulu di form Jenis Pembayaran.
9 Sandi MK gagal disimpan Sandi MK harus unik di seluruh sistem. Gunakan nilai sandi yang berbeda.
10 Tanda tangan tidak bisa disimpan di Konfigurasi Setiap entri tanda tangan memerlukan label dan file — keduanya wajib diisi.
11 Pengajuan perubahan profil tidak bisa di-approve/reject Tombol Setujui/Tolak hanya tersedia untuk pengajuan berstatus Pending. Pengajuan yang sudah diproses tidak dapat diubah.
12 Survei tidak muncul untuk mahasiswa Pastikan instrumen survei sudah dibuat, status aktif, dan mahasiswa telah terdaftar KRS di semester aktif.

100%